Datenschutzhinweise

Fassung vom 17.09.2026 (Pilotphase). Diese Hinweise informieren Sie nach Art. 13 DSGVO. Sie werden rechtlich noch abschließend geprüft; sobald sich etwas ändert, erhält die Seite eine neue Fassung, und Sie werden beim nächsten Anmelden darauf hingewiesen.

Wer ist verantwortlich?

Verantwortlich für die Verarbeitung ist die Schule, die GanztagsHeld für die Organisation ihrer Ganztags- und Betreuungsangebote einsetzt: Grundschule Waldschule (Ootmarsumer Weg 26-28, 48527 Nordhorn), sekretariat@waldschule-noh.de. GanztagsHeld wird von der Jec-B UG (haftungsbeschränkt), Schneeballweg 10, 48531 Nordhorn, office@jec-b.com, als Auftragsverarbeiterin im Auftrag und nach Weisung der Schule betrieben (Art. 28 DSGVO). Ansprechpartner für Fragen zum Datenschutz ist zunächst das Sekretariat Ihrer Schule. Den Kontakt der oder des Datenschutzbeauftragten Ihrer Schule erhalten Sie im Sekretariat.

Welche Daten werden verarbeitet?

• Elternkonto: Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse (Benutzername), zwei Telefonnummern, Passwort (ausschließlich als Hash gespeichert), Zeitpunkt der letzten Anmeldung.
• Kind: Vor- und Nachname, Klasse und Jahrgang, die gemeldeten Betreuungszeiten je Wochentag, zwei Notfallkontakte (Name, Telefonnummer) sowie – soweit die Schule sie erfasst hat – die Fotoerlaubnis, organisatorische Hinweise (z. B. wer das Kind abholen darf) und die schulische E-Mail-Adresse Ihres Kindes (IServ-Adresse, nur für die Zugangsmail mit dem Anmeldecode). Ein Geburtsdatum ist freiwillig.
• Anmeldeprozess: Anmeldecode je Kind (nur als Hash gespeichert), Zeitpunkt der Einlösung, Anmeldungen mit Status und Entscheidungen der Schule, Anwesenheitsdokumentation der Betreuung.
• Bestätigungen: Welche Erklärungen (Kenntnisnahme, Bestätigungen, ggf. Einwilligungen) Sie wann in welcher Fassung abgegeben haben – mit Zeitpunkt, IP-Adresse und gekürzter Browser-Kennung zur Nachweisführung.
• Technisch: Sitzungs-Cookie (nur für die Anmeldung erforderlich, kein Tracking), Protokoll sicherheitsrelevanter Vorgänge (Anmeldeversuche, Änderungen, Öffnen einer Kind-Seite) mit Zeitstempel – ohne Namen und Freitexte; Protokoll versendeter E-Mails (Empfänger, Betreff, Ergebnis, kein Nachrichtentext).

Nicht verarbeitet werden Gesundheitsangaben wie Allergien, Diagnosen oder Medikamente, es sei denn, Ihre Schule hat diesen Schritt mit Ihnen vereinbart – dann nur mit Ihrer gesonderten, jederzeit widerrufbaren Einwilligung. Hat Ihre Schule diesen Schritt vereinbart, erfasst GanztagsHeld ausschließlich diese Kategorien: Allergien oder Unverträglichkeiten (Ja/Nein, Kurzbezeichnung und Hinweis zum Verhalten im Notfall) sowie ein Notfallmedikament (Ja/Nein, Bezeichnung und Aufbewahrungsort) – keine Diagnosen, keine Dosierungen, keine Atteste. Diese Angaben werden verschlüsselt gespeichert, erscheinen in keiner Liste und keinem Export, und jeder Abruf durch die Schule wird protokolliert. Solche Angaben laufen sonst weiterhin über die bisherigen Wege der Schule. Es findet kein Tracking, keine Werbung und keine Weitergabe an Dritte zu eigenen Zwecken statt.

Zweck und Rechtsgrundlage

Die Verarbeitung dient ausschließlich der Organisation der Ganztags- und Betreuungsangebote Ihrer Schule (Zuordnung der Kinder zu Betreuungszeiten, Erreichbarkeit der Eltern, Anwesenheit). Rechtsgrundlage ist die Wahrnehmung der schulischen Aufgabe (Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO in Verbindung mit den schulrechtlichen Vorschriften des Landes Niedersachsen). Ihre Bestätigung der Kenntnisnahme dieser Hinweise ist keine Einwilligung und ändert die Rechtsgrundlage nicht. Die E-Mail-Benachrichtigung „Ihr Kind ist nicht zur Betreuung erschienen“ ist Teil dieser schulischen Aufgabe (§ 31 NSchG) und erfordert keine Einwilligung. Wir erinnern Sie per E-Mail an Fristen für die Anmeldung und für Änderungen der Betreuungszeiten (7 Tage und 1 Tag vor Fristende), wenn für Ihr Kind noch keine Einreichung vorliegt; Rechtsgrundlage ist die Durchführung des Betreuungsvertrags. Damit Sie Ihr Elternkonto einrichten können, sendet Ihre Schule eine Zugangsmail mit dem persönlichen Anmeldecode Ihres Kindes an die schulische E-Mail-Adresse Ihres Kindes (IServ-Adresse); diese Zugangsmail ist Teil der schulischen Aufgabe, und die Adresse wird für keinen anderen Zweck verwendet. Alternativ erhalten Sie den Anmeldecode von der Schule als Elternbrief auf Papier. Sollte eine Verarbeitung eine Einwilligung erfordern (Gesundheitsangaben, sofern Ihre Schule sie erhebt), wird sie gesondert und ausdrücklich eingeholt und kann jederzeit widerrufen werden.

Wer sieht die Daten?

• Eltern sehen ausschließlich die Kinder, die ihrem Konto per Anmeldecode zugeordnet sind.
• Das Sekretariat und die Schulleitung sehen die Kinder ihrer Schule; Mitarbeitende sehen alle Kinder ihrer Schule mit den Kontaktdaten der Eltern.
• Eine Schule sieht niemals Daten einer anderen Schule.
• Die Betreiberin (Jec-B UG) hat technischen Zugriff zur Wartung, verarbeitet die Daten nur im Auftrag der Schule und liest sie nicht zu eigenen Zwecken. Werkzeuge zur Fehlersuche arbeiten nur mit anonymisierten Ausschnitten.

Empfänger und Dienstleister

• Hosting: netcup GmbH, Karlsruhe – Server im Rechenzentrum Nürnberg (Deutschland).
• E-Mail-Versand (Einladungen, Zugangsmails mit Anmeldecode an die IServ-Adresse Ihres Kindes, Hinweise, Erinnerungen an Fristen, Passwort-Links): Brevo GmbH, Köpenicker Str. 126, 10179 Berlin. Versandprotokolle (Empfängeradresse, Betreff, Zustellstatus) liegen bei Brevo; ihre Aufbewahrung bei Brevo ist auf einen Monat begrenzt. Speicherung und Versand erfolgen nach Angaben von Brevo auf Servern in der EU; für Kundensupport und Wartung setzt Brevo Gruppengesellschaften und Dienstleister in Drittländern (USA, Indien, Kanada) ein, abgesichert über Standardvertragsklauseln bzw. das EU-US Data Privacy Framework (Art. 46, 45 DSGVO).
• Sicherungskopien: täglich verschlüsselt bei einem EU-Speicheranbieter (Hetzner, Deutschland) – vorgesehen; nur verschlüsselte Archive, der Schlüssel liegt bei der Betreiberin.

Speicherort und Sicherheit

Die Daten liegen auf einem Server in Deutschland (Rechenzentrum Nürnberg). Übertragungen sind verschlüsselt (HTTPS), Passwörter und Anmeldecodes werden nur als Hash gespeichert, Zugriffe sind nach Rollen getrennt und werden protokolliert. Anmeldungen bleiben dem jeweiligen Schuljahr zugeordnet.

Wie lange werden die Daten gespeichert?

Die Daten Ihres Kindes (Name, Klasse, Betreuungszeiten, organisatorische Hinweise, Notfallkontakte) werden gelöscht, wenn Ihr Kind die Betreuung oder die Schule verlässt – in der Regel nach dem Schuljahreswechsel, sobald für das neue Schuljahr keine Anmeldung vorliegt, oder wenn die Schule den Austritt einträgt. Die Schule wird 30 Tage vorher darauf hingewiesen und kann ein Kind im Einzelfall ausnehmen. Hat Ihre Schule die automatische Löschung eingeschaltet, löscht die Anwendung das Kind 42 Tage nach dem Austritt bzw. 30 Tage nach der Vormerkung; andernfalls löscht das Sekretariat Ihrer Schule.

Betreuungszeiten, Anwesenheitseinträge und Krankmeldungen eines abgeschlossenen Schuljahres werden nach der von Ihrer Schule festgelegten Frist gelöscht – Standard 12 Monate nach dessen Ende, einstellbar zwischen 2 und 24 Monaten –, automatisch, wenn Ihre Schule die automatische Löschung eingeschaltet hat, sonst auf Weisung der Schule. Die Schule behält daraus nur Zahlen ohne Personenbezug (zum Beispiel, wie viele Kinder an wie vielen Tagen betreut wurden).

Sofern Ihre Schule Gesundheitsangaben erhebt – nur mit gesonderter Einwilligung –, werden sie bei Widerruf sofort gelöscht, ebenso mit dem Ende der Betreuung, sobald die Schule den Austritt Ihres Kindes einträgt, spätestens mit der Löschung des Kindes.

Ihr Elternkonto wird 6 Wochen, nachdem ihm kein Kind mehr zugeordnet ist, automatisch gelöscht; Sie können es jederzeit selbst löschen.

Ihre Bestätigungen und Einwilligungen werden nach der Löschung Ihres Kontos oder des Kindes noch 12 Monate ohne IP-Adresse und Browser-Kennung als Nachweis aufbewahrt (Fassung, Zeitpunkt, erteilt oder widerrufen).

Technische Protokolle werden nach 12 Monaten gelöscht, Protokolle über das Öffnen einer Kind-Seite nach 90 Tagen, E-Mail-Adressen im Versandprotokoll nach 90 Tagen, verbrauchte Anmeldecodes nach 90 Tagen. Beim Löschen eines Kindes oder Kontos werden die Inhalte seiner Protokolleinträge entfernt.

Sicherungskopien werden nach 30 Tagen überschrieben; technische Sicherungen bei Aktualisierungen nach 14 Tagen; gelöschte Daten können darin bis dahin nachwirken.

Listen, die die Schule aus der Anwendung exportiert oder druckt, unterliegen der Aktenführung der Schule.

Unabhängig davon werden Daten gelöscht, wenn keine Aufbewahrungspflicht entgegensteht, spätestens auf Verlangen der Schule oder der Eltern.

Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Widerspruch (Art. 15 bis 21 DSGVO) sowie das Recht, sich bei der Landesbeauftragten für den Datenschutz Niedersachsen zu beschweren. Wenden Sie sich dazu an das Sekretariat Ihrer Schule oder an office@jec-b.com.

Hinweis für Schulen: Grundlage des Betriebs ist ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO) zwischen Schule bzw. Schulträger und der Jec-B UG. Eine Vorlage auf Basis der Muster der Landesbeauftragten für den Datenschutz Niedersachsen stellen wir zur Verfügung.